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제안명 전자문서 발송 등 시스템에 대한 제안
작성일 2019-08-13 조회수 272
개요 많은 기관이 전자문서를 사용하는 이 시점에, 보다 편리하고 오류가 적게 전자문서를 활용할 수 있는 방안에 대해 생각해 보고자 합니다. 또한 통합정보시스템 활용 시 문제점에 대해 개선하고자 합니다.
현황 및 문제점 1. 전자결재시스템의 로그인 세션타임 설정이 어떻게 되어있는지 모르겠지만 한창 문서를 작성하고 있는데 세션 만료로 인한 로그아웃이 발생하는 경우가 있으며, 중요한 문서인 경우 피해가 막심함

2. 전자문서 발송 특성상 수신기관을 입력하고 발송하게 되는데, 수신기관이 많은 경우 몇 개의 기관에 발송되는지 숫자로 내역을 볼 수가 없어서, 모니터를 보면서 또는 문서를 출력하여 일일히 세어야 하는 일이 발생함. 때로는 종종 기관명이 누락되는 일도 발생

3. 모든 종류의 지출결의서는 보안문서로 세팅되는데, 이 경우 담당자가 바뀌었을 때 본인의 업무임에도 불구하고 전임자가 작성한 내용을 확인할 수 없음.

4. 출장 및 휴가 상신 후 사정에 의해 되돌리고자 하여도 시스템 적으로 불가함. 예를 들어 내주에 휴가를 가려해서 결재를 득한 후에 사정에 의해 휴가 일정이 취소되는 경우에도, 결재난 사항을 삭제하기가 굉장히 어려움. (시스템 관리 업체에 연락하여 조치하고 임의로 삭제한 후에, 소진된 휴가분이 원복되었는지도 확인하여야 함)
출장의 경우에도 관련 공무원 등의 요청에 의해 출장 결재를 득한 후에 갑자기 상대측에서 일정을 변경한 경우, 이미 상신된 출장 건에 대한 삭제가 어려움. 출장비 등이 연계된 경우, 추후 문제가 될 소지도 있음
개선방안 1. 전자결재시스템의 로그인 세션타임 설정
- 은행시스템과 같이 팝업을 이용하여 '로그인 연장하시겠습니까' 등으로 연장할 수 있도록 조치

2. 문서 수신자 입력 시 대상기관의 숫자를 표시하면 됨 (첨부파일 참조)

3. 지출결의서는 기본적으로 전체 공개로 세팅하되, 필요한 경우 보안을 설정하고 사유를 기입하도록 조치

4. 출장 및 휴가에 대한 결재의 회수가 원활하도록 조치하였으면 함. 예를 들어, 시스템에서 본인이 바로 삭제할 수 있도록 하고, 관련 부서장 등의 결재를 득하면 시스템에 바로 반영되는 식으로 간편히 조치되었으면 함
기대효과 사소해 보이지만 실무차원에서 빈번히 발생하는 일이며 약간의 노력을 통해 많은 오류를 줄일 수 있는 바,
행정 선진화를 위해 반드시 개선되어야 할 것임
첨부파일 수신자 갯수표시.png
담당부서 :  
기획예산팀
담당자 :  
염자연
연락처 :  
042-865-2391